PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: APA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM BRIEFING?

APA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM BRIEFING

5 dari 11 tulisan

Subyek briefing daapt dikelompokkan dalam kategori berikut:

• §         Progres/Kinerja
• §         Kebijakan/rencana
• §         Orang
• §         Poin tindakan

Progres/Kinerja

Satu dari pertanyaan paling penting yang harus dijawab adalah ” bagaimana kinerja kita”

Briefing inti dapat berisi beberapa informasi tentang kinerja organisasi secara umum, baik pada bulan sebelumnya atau dibandingkan dengan kinerja pada hari yang sama tahun lalu (year to date).

Informasi ini akan lebih mudah disediakan dalam perusahaan di mana keuntungan atau produksi dapat diukur.  Kadangkala sukar untuk menemukan ukuran dari suatu kinerja, misalnya di area di mana keuntungan atau produksi tidak relevan. Bagaimanapun sulitnya manjawab pertanyaan “Bagaimana kinerja kita?” yang terpenting adalah untuk berusaha menjawabnya.

Lebih krusial lagi pada tingkat lokal di mana leader dapat mereview kinerja team dan kontribusinya terhadap hasil secara keseluruhan.

Di mana angka terlibat, kadangkala penyiapan alat bantu visual dapat digunakan untuk mengilustrasikan poin yang ingin kita sampaikan.

Jangan berasumsi bahwa orang selalu memahami istilah yang digunakan oleh manajer atau supervisor, ingat bahwa ‘budget’, ‘forecast’, ‘cumulative year to date’, ‘rasio’, an sebagainya, adaalah istilah yang biasa digunakan oleh manajer tanpa mengecek apakah orang-oarang memahami  apa yang sedang dibicarakan. Jika orang tidak paham, artinya Anda gagal untuk menjelaskan dengan gamblang.

Informasi tentang kinerja lebih mudah dipahami jika diberikan dengan bandingan ukuran misalnya, bulan ini kita mengirim 2000 karton, bulan lalu 1800 karton, dan periode yang sama tahun lalu 2500 karton.

Kebijakan/Rencana

Team briefing merupakan kesempatan untuk menjelaskan kebijakan yang ada atau bicara dengan tim Anda mengenai rencana di masa yang akan datang.

Ketika Anda berhubungan dengan pertanyaan “Bagaimana kinerja kita’, Anda mungkin harus menjawab juga pertanyaan ‘Kemana arah yang kita tuju?’

Orang lebih suka mendapatkan peringatan dini tentang apa yang akan terjadi. Secara berkala ketika terdapat ketidakpastian atau ketika keputusan akhir belum diambil, manajer membuat kesalahan dengan ‘berdiam diri’ daripada berkata – ‘ Ya, ini adalah hal yang sedang kita tinjau, tapi belum ada keputusan pasti. Jika ada, Anda akan mengetahuinya langsung dari saya’.

Orang

Adalah tidak mungkin atau tidak bijak menjadikan team briefing satu-satunya metode untuk mengkomunikasikan inforamsi tentang orang, seperti penunjukan, transfer, pengunduran diri, dsb. Akan tetapi akan membantu jika team briefing mengkonfirmasi apa yang sudah diketahui oleh orang, terutama dalam menyambut orang baru dalam organisasi, yang akan memiliki kotak dengan anggota tim Anda.

Salah satu kritik yang paling sering ditujukan kepada manajemen adaalh bahwa mereka hanya memperhatikan ketika ada sesuatu yang salah, dan mereka mudah memberikan kritik dan lambat untuk memberikan pujian.

Team briefing dapat memberikan kesempatan yang baik untuk menghargai hal-hal yang telah berjalan dengan baik, dan merayakan keberhasilan daripada hanya menganalisa kegagalan.

Hal yang sama pentingnya adalah untuk mendapatkan keseimbangan antara berita baik dan berita buruk.

Poin Tindakan

Sebagai hasil dari mengumpulkan anggota tim Anda, adalah anda dapat menangani hal yang membutuhkan tindakan.

Jangan mundur dari menjawab pertanyaan ‘Apa yang harus dilakukan?’ Jika ada poin praktis yang dapat ditangani pada waktu yang tersedia, klarifikasi apa yang akan terjadi, oleh siapa, dan kapan. Monitor kemajuan pada sesi briefing selanjutnya.

Contoh dari subyek yang diliput oleh team briefing akan dilampirkan dalam lampiran 1. Jumlah item yang dapat dimasukkan ditentukan oleh waktu yang tersedia (biasanya sekitar 30 menit) dan dari jumlah item yang harus Anda tangani. Jika ragu, seimbangkan dengan briefing lokal.