Komunikasi dalam Coaching

Komunikasi dalam Coaching

Kualitas hidup seseorang berkaitan erat dengan bagaimana kualitas komunikasinya. Komunikasi adalah konsep yang sederhana, tetapi rumit dalam prosesnya

• Ketrampilan berkomunikasi yang efektif
• Ketrampilan mendengar empatik
• Komunikasi untuk memotivasi staf
• Instruksi yang Efektif

KETERAMPILAN KOMUNIKASI EFEKTIF

• Komunikasi adalah perpindahan informasi dan arti yang bersifat dua arah.
• Memerlukan pemahaman arti yang bersifat timbal balik dari pengirim dan penerima pesan.

Tujuan komunikasi efektif

• Imej yang lebih profesional
• Meningkatkan kepercayaan diri
• Meningkatkan hubungan dengan orang lain
• Mengurangi stress
• Penerimaan yang lebih besar pada diri sendiri dan orang lain

Kegagalan Komunikasi

• Terjadi ketika penerima mendapat pesan tidak seperti yang dimaksud pengirim atau tidak ada pesan sama sekali.

Hal -hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi langsung

• Kontak Mata
• Bahasa Tubuh
• Cara Berbicara
• Cara Mendengar
• Cara Memecahkan Masalah

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI TIDAK EFEKTIF

Komunikasi Agresif

• Sering menggunakan kata “saya’
• Menggunakan kalimat instruksi atau perintah
• Menyampaikan opini sebagai kebenaran yang tidak bisa dipertanyakan
• Bertanya untuk menekan dan sinis menunjukkan superioritas
• Penerima merasa tertekan, direndahkan atau marah

Komunikasi Pasif

• Tidak banyak menggunakan kata”saya’. Lebih banyak “anda”.
• Berbicara dengan bahasa yang tidak langsung untuk menyembunyikan arti
• Sering minta maaf, seolah selalu bersalah
• Cenderung menyembunyikan opini dan perasaannya
• Tidak mampu menunjukkan ketidak setujuan secara terbuka
• Banyak mendengar, tapi tidak berespons.
• Penerima merasa kasihan atau tidak perduli

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI EFEKTIF

Assertive Communication

• Menggunakan saya dan anda secara seimbang
• Bergiliran berbicara sehingga semua mendapat kesempatan
• Menggunakan nada suara yang percaya diri, bersahabat dan lugas.
• Memberikan opini dengan tegas tanpa memaksa orang lain untuk menerimanya
• Menyampaikan opini secara logis dan berdasarkan fakta
• Bertanya untuk berusaha mengerti maksud dan perasaan orang lain
• Penerima merasa telah terjadi dialog yang saling menghargai dalam atmosfir “give & take”

Komunikasi Asertif

• Langsung, jujur, aktif dan menghargai orang lain

Perilaku Asertif

• Mampu membuat kebutuhan, keinginan, perasaan diketahui orang lain (namun tetap menghargai kebutuhan, keinginan dan perasaan orang lain)

KETERAMPILAN MENDENGAR EMPATI

4 Tahapan Mendengar

• Tidak Mendengar
• Mendengar Selektif
• Mendengar dengan Penuh Perhatian
• Mendengar Empati

Mendengarkan dengan Empati

Perhatikan si Pembicara

• Lakukan kontak mata yang positif dan nyaman untuk membuat si pembicara merasa dihargai dan dimengerti
• Miringkan badan anda ke arah si pembicara

Pusatkan perhatian untuk memahami pembicara :

• Perhatikan perasaan dan persepsinya bukan haya kata-katanya
• Jangan menginterupsi; dengarkan terus dengan membantu mengklarifikasi sampai apa yang dimaksudkannya menjadi jelas
• Jamgan menghakimi atau mengkritik – ini akan membuatnya “menutup diri”
• Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi maksudnya
• Buat rangkuman dari apa yang anda pahami

Mendengarkan dengan Empati

• Beri Respons yang jelas dan konstruktif :
• Ungkapkan perspektif, pendapat, keprihatinan dan ide anda tentang masalah lain
• Diskusikan dan cari kesepakatan untuk mencapai solusi “menang – menang”
• Tanyakan dan dorong dia untuk mengungkapkan idenya
• Tambahkan ide-ide anda sendiri dan pertimbangkan semua pilihan hingga mencapai solusi “menang-menang”

KETERAMPILAN MEMOTIVASI STAFF ANDA

Memotivasi Staf Anda!

• Komunikasi Tatap Muka
• Memelihara Keterbukaan
• Memuji dengan Benar
• Membuat Tempat Kerja Lebih Menyenangkan
• Memelihara Hubungan Interpersonal

Membuat Tempat Kerja Yang “FUN”

• Minta ide dari staf anda untuk membuat tempat kerja lebih “fun”
• Rapat-rapat yang lebih menarik
• Outing secara berkala
• Merayakan ulang tahun staf
• Makan bersama sekali dalam sebulan
• Mendengarkan musik
• Mendekorasi tempat kerja
• Pojok Humor
• Hari Baju Bebas

Memelihara Hubungan Interpersonal

• Membantu selagi anda mampu
• Memahami staf seutuhnya
• Melakukan apa yang anda katakan
• Minta tolong dan terimakasih
• Menghargai ide, masukan dan prestasi
• Meminta maaf bila menyakiti/mengecewakan
• Memberikan kejutan kecil dan menyenangkan

KETERAMPILAN INSTRUKSI YANG EFEKTIF

Instruksi yang Efektif

• Beri cukup waktu untuk memberikan instruksi. Jangan terburu-buru!
• Berbasa-basi dan mintalah bantuan dengan sopan
• Jelaskan latar belakang tugas
• Jelaskan hasil yang diharapkan, kapan akan dicek, kapan tenggat waktunya
• Jelaskan sumber daya dan dukungan yang tersedia
• Minta ide-ide dari staf
• Minta bawahan mengulang intruksi
• Sampaikan terimakasih atas kerjasamanya
• Berikan pujian sebelum dan sesudah pekerjaan dilakukan
• Cek hasil tugas pada waktu yang dijanjikan
• Bimbing dengan baik untuk membetulkan kesalahan

Menegur Efektif :

1. Basa-Basi
2. Sampaikan Masalah
3. Tanya Alasan
4. Sampaikan Dampak Negatif
5. Staf Mengakui Kesalahannya
6. Terangkan tindakan disiplin yang diambil, bila ada
7. Minta ide untuk Komitmen Perbaikan
8. Tetapkan Jadwal Tindak Lanjut
9. Berikan Motivasi
10. Berpisah Dengan Baik