Kata kunci untuk fokus adalah terorganisir. Perencanaan Pelatihan pada tingkat organisasi ini tidak hanya dibuat berdasarkan kebutuhan individu dalam organisasi, tetapi juga dari  tim senior  yang  merumuskan  tujuan dan sasaran organisasi. Merekalah yang akan menilai  keterampilan, pengetahuan dan sikap karyawan apakah yang harus dimiliki untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut.

Apa yang Harus Dipertimbangkan :

• Mulai data tujuan dan sasaran organisasi (lihat  ‘Panduan’  No 1 jika tidak memiliki tujuan dan sasaran).
• Kemudian data seluruh departemen, fungsi atau pekerjaan dalam organisasi anda, misalnya Penjualan, Manufaktur, Akuntansi, Keuangan, Gudang dll .
• Temuilah setiap kelompok secara bergiliran dan tanyakan tujuan masing-masing yang berdampak luas dan nilailah kekuatan tiap tim yang membantu mereka untuk mencapai tujuan organisasi, sebagaimana area  pengembangan yang mereka butuhkan  (Panduan Proforma terlampir).
• Setiap area yang akan ditingkatkan / dikembangkan harus menjadi bagian dari Rencana Pelatihan Organisasi.

Kelompokkan organisasi anda ke dalam tim / departemen atau area pekerjaan dan nilai  tujuan dari organisasi  tiap-tiap tim / departemen :

Departemen / Tim ………………………………

Catatan: Formulir di atas dibuatkan dan diisi untuk masing-masing departement atau fungsi kerja dalam organisasi

Apakah yang seharusnya dimasukkan dalam perencanaan training organisasi:

• Dalam rencana yang ditulis oleh tim senior ini, jenis pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi. Anda tidak perlu memasukkan dahulu pelatihan pemeliharaan atau pelatihan pengembangan pribadi.
• Pelatihan pemeliharaan adalah yang anda butuhkan, tanpanya anda tidak akan mampu menjalankan organisasi. Pelatihan pemeliharaan biasanya dihubungkan dengan kebutuhan organisasi. Sangat mudah untuk mengidentifikasi pelatihan ini, contohnya : Pelatihan tentang Lifting & Handling, Health & Safety. Hal ini muncul dari pengamatan terhadap kinerja karyawan yang dinilai menggunakan Appraisal System (lihat ‘Panduan’ No. 4), atau menggunakan Skills Matriks / Matriks Keterampilan  (lihat ‘Panduan’ No.6) .
• Pengembangan pribadi sejalan dengan kemajuan karir.
• Penting untuk mendata  area pengembangan dahulu, karena penting untuk fokus pada gap / selisih  antara pengetahuan dan keterampilan individu dengan kinerja yang diharapkan organisasi.
• Dari area pengembangan, selanjutnya yang perlu dipertimbangkan adalah kegiatan pelatihan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara, pembimbingan di area kerja (on the job coaching), melihat sebuah video, membaca buku ataupun menghadiri kursus pelatihan. Pada dasarnya, pilih kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Sumber daya terbesar yang kami berikan dalam pelatihan dan pengembangan adalah waktu. List yang paling bawah adalah sumber daya fisik, ruang pelatihan, buku, video, dan akhirnya sumber daya keuangan.
• Banyak organisasi percaya bahwa investasi penilaian kemampuan individu dikaitkan dengan berapa banyak uang dipakai dalam program pelatihan dan pengembangan. Hal ini tidak benar, karena standarnya bukan tentang berapa banyak uang yang dikeluarkan melainkan seberapa efektif program pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan tujuan organisasi. Karena itu, banyaknya uang dan waktu akan berbeda pada peluncuran produk baru atau layanan baru yang ditawarkan tahun ini. Anda harus menghabiskan banyak waktu dan uang untuk memastikan bahwa organisasi memiliki Sumber Daya Manusia dengan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai untuk meluncurkan produk atau layanan baru. Tahun depan mungkin Anda memiliki semua kemampuan dan pengetahuan yang Anda butuhkan di dalam organisasi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, sumber daya yang harus dialokasikan akan menjadi lebih banyak!
• Pengukuran Kesuksesan’ dan ‘Tanggal Peninjauan’ sangat penting, karena, jika kita mengalokasikan sumber daya untuk itu, penting kita ketahui apa yang kita harapkan darinya. Tanggal Peninjauan yang harus diperiksa bisa berarti waktu yang ditetapkan untuk meninjau Perencanaan Organisasi, sebagaimana jika ada tujuan atau sasaran yang telah berubah, maka akan berimbas pula pada perencanan training.

Perencanaan Training Organisasi dan Investasi terhadap SDM

Indikator Utama

Bukti:

• Organisasi memiliki prioritas jelas yang menghubungkan  pembangunan yang orang ke tujuannya dan tujuan di organisasi, tim dan individu.The organisation has clear priorities which link the development of people to its aims and objectives at organisation, team and individual level
• Organisasi telah jelas prioritas pembangunan yang menghubungkan orang ke tujuannya dan tujuan di organisasi, tim dan individu. People clearly understand what their development activities should achieve, both for them and the organisation

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa,  Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah  satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.

Related posts:

1. PANDUAN MENJABARKAN TUJUAN ORGANISASI PADA LEVEL TIM MAUPUN INDIVIDU: PENDAHULUAN DAN HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN Tujuan organisasi (Goal) merupakan bagian penting dari keberhasilan bisnis. Jika...
2. PANDUAN MENJABARKAN TUJUAN ORGANISASI PADA LEVEL TIM MAUPUN INDIVIDU: TATA CARA, CONTOH, DAN MANFAATNYA DALAM INVESTASI SDM Bagian kedua ini Membahas: Apa yang Harus Dimasukkan. Contoh Pembuatan...
3. PANDUAN PENYUSUNAN SKILLS MATRIX: PEMETAAAN SKILL DAN INVESTASI TERHADAP SDM Matriks keterampilan membantu menetapkan tujuan untuk "on the job" training,...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Bagian 2 dari 2 tulisan

Pemetaan Skill dan Investasi terhadap SDM.

Indikator utama

Indikator 9

BUKTI :

• Karyawan baru, dapat  memberitahukan bahwa mereka telah mendapatkan induksi / orientasi  yang efektif.
• Organisasi mampu menampilkan bahwa karyawan mampu belajar dan mengembangkan dirinya secara efektif.
• Karyawan memahami alasan mereka harus mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan dan apa yang diharapkan organisasi kepada mereka.
• Karyawan mampu memberikan contoh dari kegiatan pengembangan yang pernah dilakukan. (baik dari segi knowledge, skills, and attitude).
• Pengembangan karyawan  diutamakan yang  selaras dengan kualifikasi atau standard eksternal yang sesuai (atau keduanya).

Indikator Tambahan

Indikator 2

Indikator 6

Contoh Pemetaan dengan Skills Matrix

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa, Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.

Related posts:

1. PANDUAN PENYUSUNAN SKILLS MATRIX: PENDAHULUAN DAN PERSIAPAN Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling...
2. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – Penyusunan, catatan, indikator, dan Contoh Bagian 3 dari 3 tulisan. Rencana suksesi merupakan dokumen yang...
3. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – PENDAHULUAN Bagian 1 dari 3 tulisan Dua sumber daya yang paling...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Pengantar

Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling sederhana namun efektif untuk meninjau kebutuhan pelatihan. Matriks keterampilan dapat dengan mudah ditinjau, diupdate, dan menampilkan semua anggota tim dalam bentuk gambar, karena tidak membutuhkan banyak penafsiran.

Matriks keterampilan sangat umum digunakan di Shop Floor pada perusahaan manufaktur, juga terbukti berguna di setiap wilayah organisasi. Tools ini berfungsi sebagai alat perencana yang dengan sendirinya membangun beberapa struktur pada “on the job” training yang diselenggarakan di kebanyakan organisasi.

Apa yang Harus Dipertimbangkan?

• Matriks keterampilan perlu ditinjau secara berkala, karena dokumen ini  bersifat dinamis dan datanya dapat berubah. Sehingga biasanya dibahas pada saat pertemuan  bulanan tim.
• Ketika membuat Matriks keterampilan Anda mempunyai beberapa pilihan. Anda dapat menggunakan proforma yang ada, atau difotokopi dengan kertas ukuran A3 ataupun menggunakan format yang Anda miliki. Dokumen ini bisa disimpan oleh management, tetapi yang paling utama ketika hasilnya dibahas maka anggota tim harus ikut terlibat. Sebagai alternatif Anda dapat membuatnya pada white board dan memasangnya di tempat kerja Anda.

Apa yang Harus Disiapkan :

• Data seluruh anggota tim.
• Data semua pekerjaan yang harus dilakukan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh tiap anggota tim. Anda dapat membuatnya sendiri atau mendiskusikannya dengan anggota tim, atau bahkan mengaju pada standard kompetensi perusahaan yang sudah ditetapkan untuk mendapatkan panduan standar yang relevan, yang berisi semua daftar keterampilan yang dibutuhkan, misalnya keterampilan yang diperlukan oleh tim dari bagian gudang. Anda dapat menggunakan panduan / distribusi & pergudangan di perusahaan sebagai tolak ukur. Keuntungan menggunakan panduan kompetensi standar sebagai tolak ukur adalah adanya standard kinerja yang baku, sehingga memudahkan penilaian terhadap kemampuan karyawan.
• Gunakan kode untuk menampilkan karyawan yang terlatih. Bisa menggunakan kode seperti pada contoh di bawah ini. Meskipun beberapa manager memilih untuk menggunakan kode berwarna, yaitu :

• merah (stop)             : tidak memiliki keterampilan
• kuning (ready)          : sebagian dilatih
• hijau (go)                    : dilatih penuh

Beberapa perusahaan menerapkan standard kinerja yaitu :

• Kemampuan mengerjakan tugas.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan dan dalam jangka waktu yang dipersyaratkan
• Kemampuan mengerjakan semua poin 1 sampai 3 sekaligus kemampuan untuk melatih karyawan lain.

Untuk menghindari karyawan yang ingin mengikuti pelatihan dalam segala bidang padahal perusahaan tidak membutuhkannya, Anda bisa mencantumkan jumlah peserta maksimum yang dibutuhkan perusahaan untuk mengikuti pelatihan di tiap akhir kolom subject pelatihan (lihat proforma terlampir). Poin ini dapat dibahas ketika pertemuan tim misalnya jika beban kerja menjadi lebih besar dalam satu area kerja tertentu pada periode dua bulan mendatang. Seorang manajer boleh memutuskan untuk memilih 3 karyawan yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas, tetapi jika dianggap tidak  mencukupi maka boleh ditambahkan lagi 2 orang untuk mengikuti “on the job” training.

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa, Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.

Related posts:

1. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERSIAPAN PERSIAPAN 4 dari 11 tulisan Persiapan yang baik adalah hal...
2. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – PENDAHULUAN Bagian 1 dari 3 tulisan Dua sumber daya yang paling...
3. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – Penyusunan, catatan, indikator, dan Contoh Bagian 3 dari 3 tulisan. Rencana suksesi merupakan dokumen yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.