Analisa kebutuhan pelatihan bertujuan untuk menemukan kesenjangan antara pengetahuan dan kemampuan karyawan dengan yang seharusnya di ketahui dan dilakukan. Analisa kebutuhan adalah menganalisis apa yang senyatanya dengan apa yang seharusnya. Apa yang seharusnya merupakan persyaratan kompetensi yang harus dipunyai oleh karyawan. Kesenjangan (gap) yang teridentifikasi dari pembandingan itu merupakan ruang pengembangan kompetensi dengan pelatihan atau yang lainnya. Idealnya pengembangan kompetensi tersebut dilakukan secara seimbang antara dimensi mental, social, spiritual dan fisik sehingga mampu menciptakan kekuatan sinergis.

Rumah sakit merupakan organisasi dengan kompleksitas yang sangat tinggi. Sering rumah sakit diistilahkan sebagai organisasi yang padat modal, padat SDM, padat teknologi, padat ilmu pengetahuan dan padat regulasi. Jumlah SDM yang banyak dengan berbagai profesi yang ada, teknologi dan ilmu pengetahuan yang selalu berkembang serta regulasi yang berubah menuntut adanya program pengembangan kompetensi yang selalu berjalan terus menerus agar rumah sakit bisa menjaga eksistensinya. Selain itu, rumah sakit sebagai organisasi pelayanan jasa, SDM mempunyai peran sangat penting dalam menentukan kualitas produk rumah sakit. Sehingga kompetensinya harus selalu di kembangkan. Pelatihan merupakan salah satu program pengembangan kompetensi dan agar bisa efektif dan mencapai sasaran perlu di lakukan analisa kebutuhan pelatihan.

Ada 3 tipe analisa kebutuhan pelatihan yaitu,

1. Organizational based need analysis,
2. Job competency based need analysis,
3. Person Competency need analysis.

Berikut uraiannya:

1. Organizational based need analysis merupakan analisa yang dilakukan berdasarkan pada kebutuhan strategis rumah sakit dalam merespon bisnis masa depan. Kebutuhan strategis ini dirumuskan dengan mengacu pada corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci efektifitas dan keberhasilan organisasi. Sebagai contoh hasil rumusan dari corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci keberhasilan rumah sakit adalah Communication, Teamwork, Exelence service, Learning , Leadership, Development. Dari faktor-faktor kunci tadi dilakukan penilaian untuk mengidentifikasi pada faktor apa rumah sakit masih mengalami kekurangan yang paling besar, dan karenanya perlu diprioritaskan pengembangan pelatihannya. Misalnya dari hasil menilaian ternyata teamwork kurang dan pelayanan belum excellence maka perlu dilakukan pelatihan tentang dua hal tersebut di bagian-bagian yang terkait.

2. Job competency based need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap posisi/jabatan. Dalam setiap jabatan dalam organisasi pasti ada persyaratan-persyaratan yang menyertainya. Misalnya bagian pemasaran dipersyaratkan mampu melakukan analisis pasar dan membuat program-program pemasaran, maka salah satu pelatihan yang harus diikuti oleh pejabat tersebut adalah pelatihan tentang pemasaran. Kepala bangsal dipersyaratkan mampu mengelola bangsal dengan baik, maka perlu ada pelatihan manajemen kepala bangsal.

3. Person Competency need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kesenjangan ( gap) antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level kompetensi aktual karyawan/individu. Misalnya untuk perawat di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat PPGD, maka masing-masing indivisu dinilai apakah sudah memenuhi syarat tersebut atau belum. Kalau belum, maka perlu diberikan pelatihan tersebut. Dokter yang berada di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat ATLS dan ACLS, maka bagi dokter yang belum memenuhi perlu diikutkan pelatihan tersebut. Selain mengidentifikasi kemampuan skill dan knowledgenya, perlu juga di analisis kesenjangan perilaku karyawan dari standar yang dipersyaratkan, misalnya kemampuan komunikasinya, keberagamaannya dan lain-lain.

Hasil-hasil analisis identifikasi kesenjangan kompetensi tadi dirangkum sebagai dasar dalam pembuatan perencanaan program pelatihan. Dengan analisis kebutuhan pelatihan yang komprehensif ini maka diharapkan program pelatihan menjadi salah satu program pengembangan karyawan yang terintegrasi sehingga mampu menaikkan daya saing rumah sakit.

Kontributor:

Siti Salimah, S.Si,Apt . Lulusan Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada ini adalah seorang konsultan manajemen dan tenaga proffesional yang mengabdikan keahliannya di sebuah rumah sakit swasta di Yogyakarta sebagai Apoteker, Melengkapi karir sebagai Apoteker, Titi juga sangat tertarik mempelajari ilmu manajemen khususnya untuk aplikasinya di area rumah sakit dengan dengan mengambil study S2 di Magister Manajemen Rumah Sakit di fakultas Kedokteran UGM

Tak hanya berbekal teori, dia melengkapi skills-nya sebagai konsultan manajemen dengan memiliki sertifikasi di bidang ini sebagai Certified Management System Auditor dari The International Register of Certificated Auditors (IRCA)

Related posts:

1. TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) DI RUMAH SAKIT SDM mempunyai peran sangat penting dalam menentukan kualitas produk rumah...
2. Analisa Kebutuhan Training Analisa Kebutuhan Training (Training Need Analysis) Analisa kebutuhan training dapat...
3. MODEL 7P PADA MANAJEMEN SDM DI RUMAH SAKIT Ada sebuah model manajemen SDM yang di kenal yaitu model...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Analisa kebutuhan pelatihan bertujuan untuk menemukan kesenjangan antara pengetahuan dan kemampuan karyawan dengan yang seharusnya di ketahui dan dilakukan. Analisa kebutuhan adalah menganalisis apa yang senyatanya dengan apa yang seharusnya. Apa yang seharusnya merupakan persyaratan kompetensi yang harus dipunyai oleh karyawan. Kesenjangan (gap) yang teridentifikasi dari pembandingan itu merupakan ruang pengembangan kompetensi dengan pelatihan atau yang lainnya. Idealnya pengembangan kompetensi tersebut dilakukan secara seimbang antara dimensi mental, social, spiritual dan fisik sehingga mampu menciptakan kekuatan sinergis.

Rumah sakit merupakan organisasi dengan kompleksitas yang sangat tinggi. Sering rumah sakit diistilahkan sebagai organisasi yang padat modal, padat SDM, padat teknologi, padat ilmu pengetahuan dan padat regulasi. Jumlah SDM yang banyak dengan berbagai profesi yang ada, teknologi dan ilmu pengetahuan yang selalu berkembang serta regulasi yang berubah menuntut adanya program pengembangan kompetensi yang selalu berjalan terus menerus agar rumah sakit bisa menjaga eksistensinya. Selain itu, rumah sakit sebagai organisasi pelayanan jasa, SDM mempunyai peran sangat penting dalam menentukan kualitas produk rumah sakit. Sehingga kompetensinya harus selalu dikembangkan. Pelatihan merupakan salah satu program pengembangan kompetensi dan agar bisa efektif dan mencapai sasaran perlu di lakukan analisa kebutuhan pelatihan.

Ada 3 tipe analisa kebutuhan pelatihan yaitu, 1) Organizational based need analysis, 2) Job competency based need analysis, 3) Person Competency need analysis.

1.      Organizational based need analysis merupakan analisa yang dilakukan berdasarkan pada kebutuhan strategis rumah sakit dalam merespon bisnis masa depan. Kebutuhan strategis ini dirumuskan dengan mengacu pada corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci efektifitas dan keberhasilan organisasi. Sebagai contoh hasil rumusan dari corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci keberhasilan rumah sakit adalah Communication, Teamwork, Exelence service, Learning , Leadership, Development. Dari faktor-faktor kunci tadi dilakukan penilaian untuk mengidentifikasi pada faktor apa rumah sakit masih mengalami kekurangan yang paling besar, dan karenanya perlu diprioritaskan pengembangan pelatihannya. Misalnya dari hasil menilaian ternyata teamwork kurang dan pelayanan belum excellence maka perlu dilakukan pelatihan tentang dua hal tersebut di bagian-bagian yang terkait.

2.      Job competency based need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap posisi/jabatan. Dalam setiap jabatan dalam organisasi pasti ada persyaratan-persyaratan yang menyertainya. Misalnya bagian pemasaran dipersyaratkan mampu melakukan analisis pasar dan membuat program-program pemasaran, maka salah satu pelatihan yang harus diikuti oleh pejabat tersebut adalah pelatihan tentang pemasaran. Kepala bangsal dipersyaratkan mampu mengelola bangsal dengan baik, maka perlu ada pelatihan manajemen kepala bangsal.

3.      Person Competency need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kesenjangan ( gap) antara level kompetensi yang dipersyaratkan dengan level kompetensi aktual karyawan/individu. Misalnya untuk perawat di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat PPGD, maka masing-masing indivisu dinilai apakah sudah memenuhi syarat tersebut atau belum. Kalau belum, maka perlu diberikan pelatihan tersebut. Dokter yang berada di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat ATLS dan ACLS, maka bagi dokter yang belum memenuhi perlu diikutkan pelatihan tersebut. Selain mengidentifikasi kemampuan skill dan knowledgenya, perlu juga di analisis kesenjangan perilaku karyawan dari standar yang dipersyaratkan, misalnya kemampuan komunikasinya, keberagamaannya dan lain-lain.

Hasil-hasil analisis identifikasi kesenjangan kompetensi tadi dirangkum sebagai dasar dalam pembuatan perencanaan program pelatihan. Dengan analisis kebutuhan pelatihan yang komprehensif ini maka diharapkan program pelatihan menjadi salah satu program pengembangan karyawan yang terintegrasi sehingga mampu menaikkan daya saing rumah sakit.

Kontributor:

Siti Salimah, S.Si,Apt . Lulusan Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada ini adalah seorang konsultan manajemen dan tenaga proffesional yang mengabdikan keahliannya di sebuah rumah sakit swasta di Yogyakarta sebagai Apoteker, Melengkapi karir sebagai Apoteker, Titi juga sangat tertarik mempelajari ilmu manajemen khususnya untuk aplikasinya di area rumah sakit dengan dengan mengambil study S2 di Magister Manajemen Rumah Sakit di fakultas Kedokteran UGM

Tak hanya berbekal teori, dia melengkapi skills-nya sebagai konsultan manajemen dengan memiliki sertifikasi di bidang ini sebagai Certified Management System Auditor dari The International Register of Certificated Auditors (IRCA)

Related posts:

1. Membangun Soft Competency SDM: Upaya Memenangkan Persaingan Rumah Sakit Beberapa ahli menyatakan bahwa pengetahuan dan ketrampilan merupakan hard competency...
2. MODEL 7P PADA MANAJEMEN SDM DI RUMAH SAKIT Ada sebuah model manajemen SDM yang di kenal yaitu model...
3. Analisa Kebutuhan Training Analisa Kebutuhan Training (Training Need Analysis) Analisa kebutuhan training dapat...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Bagian 2 dari 2 tulisan

Pemetaan Skill dan Investasi terhadap SDM.

Indikator utama

Indikator 9

BUKTI :

• Karyawan baru, dapat  memberitahukan bahwa mereka telah mendapatkan induksi / orientasi  yang efektif.
• Organisasi mampu menampilkan bahwa karyawan mampu belajar dan mengembangkan dirinya secara efektif.
• Karyawan memahami alasan mereka harus mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan dan apa yang diharapkan organisasi kepada mereka.
• Karyawan mampu memberikan contoh dari kegiatan pengembangan yang pernah dilakukan. (baik dari segi knowledge, skills, and attitude).
• Pengembangan karyawan  diutamakan yang  selaras dengan kualifikasi atau standard eksternal yang sesuai (atau keduanya).

Indikator Tambahan

Indikator 2

Indikator 6

Contoh Pemetaan dengan Skills Matrix

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa, Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.

Related posts:

1. PANDUAN PENYUSUNAN SKILLS MATRIX: PENDAHULUAN DAN PERSIAPAN Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling...
2. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – Penyusunan, catatan, indikator, dan Contoh Bagian 3 dari 3 tulisan. Rencana suksesi merupakan dokumen yang...
3. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – PENDAHULUAN Bagian 1 dari 3 tulisan Dua sumber daya yang paling...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Pengantar

Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling sederhana namun efektif untuk meninjau kebutuhan pelatihan. Matriks keterampilan dapat dengan mudah ditinjau, diupdate, dan menampilkan semua anggota tim dalam bentuk gambar, karena tidak membutuhkan banyak penafsiran.

Matriks keterampilan sangat umum digunakan di Shop Floor pada perusahaan manufaktur, juga terbukti berguna di setiap wilayah organisasi. Tools ini berfungsi sebagai alat perencana yang dengan sendirinya membangun beberapa struktur pada “on the job” training yang diselenggarakan di kebanyakan organisasi.

Apa yang Harus Dipertimbangkan?

• Matriks keterampilan perlu ditinjau secara berkala, karena dokumen ini  bersifat dinamis dan datanya dapat berubah. Sehingga biasanya dibahas pada saat pertemuan  bulanan tim.
• Ketika membuat Matriks keterampilan Anda mempunyai beberapa pilihan. Anda dapat menggunakan proforma yang ada, atau difotokopi dengan kertas ukuran A3 ataupun menggunakan format yang Anda miliki. Dokumen ini bisa disimpan oleh management, tetapi yang paling utama ketika hasilnya dibahas maka anggota tim harus ikut terlibat. Sebagai alternatif Anda dapat membuatnya pada white board dan memasangnya di tempat kerja Anda.

Apa yang Harus Disiapkan :

• Data seluruh anggota tim.
• Data semua pekerjaan yang harus dilakukan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh tiap anggota tim. Anda dapat membuatnya sendiri atau mendiskusikannya dengan anggota tim, atau bahkan mengaju pada standard kompetensi perusahaan yang sudah ditetapkan untuk mendapatkan panduan standar yang relevan, yang berisi semua daftar keterampilan yang dibutuhkan, misalnya keterampilan yang diperlukan oleh tim dari bagian gudang. Anda dapat menggunakan panduan / distribusi & pergudangan di perusahaan sebagai tolak ukur. Keuntungan menggunakan panduan kompetensi standar sebagai tolak ukur adalah adanya standard kinerja yang baku, sehingga memudahkan penilaian terhadap kemampuan karyawan.
• Gunakan kode untuk menampilkan karyawan yang terlatih. Bisa menggunakan kode seperti pada contoh di bawah ini. Meskipun beberapa manager memilih untuk menggunakan kode berwarna, yaitu :

• merah (stop)             : tidak memiliki keterampilan
• kuning (ready)          : sebagian dilatih
• hijau (go)                    : dilatih penuh

Beberapa perusahaan menerapkan standard kinerja yaitu :

• Kemampuan mengerjakan tugas.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan dan dalam jangka waktu yang dipersyaratkan
• Kemampuan mengerjakan semua poin 1 sampai 3 sekaligus kemampuan untuk melatih karyawan lain.

Untuk menghindari karyawan yang ingin mengikuti pelatihan dalam segala bidang padahal perusahaan tidak membutuhkannya, Anda bisa mencantumkan jumlah peserta maksimum yang dibutuhkan perusahaan untuk mengikuti pelatihan di tiap akhir kolom subject pelatihan (lihat proforma terlampir). Poin ini dapat dibahas ketika pertemuan tim misalnya jika beban kerja menjadi lebih besar dalam satu area kerja tertentu pada periode dua bulan mendatang. Seorang manajer boleh memutuskan untuk memilih 3 karyawan yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas, tetapi jika dianggap tidak  mencukupi maka boleh ditambahkan lagi 2 orang untuk mengikuti “on the job” training.

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa, Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.

Related posts:

1. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERSIAPAN PERSIAPAN 4 dari 11 tulisan Persiapan yang baik adalah hal...
2. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – PENDAHULUAN Bagian 1 dari 3 tulisan Dua sumber daya yang paling...
3. PANDUAN PENYUSUNAN SUCCESSION PLANNING – Penyusunan, catatan, indikator, dan Contoh Bagian 3 dari 3 tulisan. Rencana suksesi merupakan dokumen yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Analisa kebutuhan training dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni :

Task Analysis :

Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis training semacam apa yang diperlukan.

Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut.

Person Performance Analysis :

Analis yang berfokus pada kinerja orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis training apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut.

Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan SDM

• Level kompetensi Yang Dimiliki oleh Karyawan Saat ini
• Apakah ada kesenjangan kompetensi?
• Level kompetensi yang dibutuhkan untuk Posisi tertentu
• Identifikasi Level Kompetensi Karyawan
• Program Pelatihan dan Pengembangan

Identifikasi Kebutuhan Melalui Observasi Kompetensi

• Suatu metode untuk mengukur level kompetensi karyawan melalui pengamatan langsung di lapangan (real and direct observation)
• Pengamatan/observasi dilakukan secara sistematis dengan mengacu pada profil kompetensi yang telah ditentukan
• Memberikan gambaran yang real dan memiliki akurasi yang relatif tinggi karena merupakan refleksi langsung dari kondisi di lapangan

Prinsip dalam Melakukan Observasi

• Observe – Melakukan observasi
• Record – Mencatat hasil observasi
• Classify – Mengkalisifikasikan hasil observasi
• Evaluate – Melakukan evaluasi

Prinsip dalam Melakukan Observasi

Dalam melakukan observasi, perlu diperhatikan prinsip-prinsip berikut :

• Observasi sebaiknya mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat pribadi/tabiat (trait).

Observasi perlu difokuskan pada perilaku karena perilaku merupakan sesuatu yang dapat diamati, dapat diukur (diverifikasi) dan juga dapat dilatih (trainable). Sementara, sifat pribadi/tabiat merupakan sesuatu yang bersifat subyektif, sulit diukur dan tidak spesifik.

• Observasi juga harus didasarkan pada fakta riil dan bukti-bukti perilaku– dan bukan sekedar impresi atau ‘judgement’ (penilaian) semata.

Contoh

……Berdasar pengamatan saya, sdr. A tidak mampu datang menghadiri

pertemuan dengan tepat waktu. Ia selalu terlambat 15 menit dalam tiga

pertemuan terakhir yang kami lakukan………

(kata-kata miring atau italics dalam contoh ini merujuk pada perilaku dan

bersifat spesifik)

Sdr. A tergolong orang yang malas….

(contoh ini kurang tepat, karena merujuk pada tabiat atau sifat pribadi).

• Menunjuk pada perilaku yang spesifik

Sebutkan perilaku spesifik karyawan – apa yang benar-benar telah diucapkan atau dilakukannya. Hindari untuk menghakimi, mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif

Contoh :

………..Sdr. Adi mampu melakukan analisa kerusakan mesin XYZ secara akurat dan menyelesaikan proses perbaikannya dalam waktu kurang dari 1 jam….

(contoh ini merupakan deskripsi perilaku yang spesifik)

..…Sdr. Adi merupakan orang yang cekatan

(contoh ini kurang tepat, karena bersifat evaluatif).

Observasi dan Rating Kompetensi

• Hasil Observasi Kinerja
• Rating Kompetensi
• Identifikasi Kebutuhan Training

Related posts:

1. Bagaimana Mendelegasikan? Ringkasan: Memberikan tanggungjawab kepada orang lain secara tepat Analisa tugas...
2. TEAM BUILDING TRAINING – Handout Persepsi dan Keragaman dalam kerjasama Dalam hidup sehari-hari sadar ataupun tidak, kita selalu melakukan pemaknaan...
3. Training of Trainer – Bahasa Tubuh Bahasa Tubuh Personal Appearance Bodily action Gesture Eye contact Personal...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.