Dalam melakukan coaching atau counseling, kemampuan memberikan umpan balik yang efektif memegang peranan penting dalam keberhasilannya.

Memberikan Umpan Balik

Umpan balik terburuk bersifat personal dan menilai.

Umpan balik paling efektif bersifat obyektif dan deskriptif

Contoh Umpan Balik

Mulai dari yang terburuk (personal dan menilai -A) hingga yang paling efektif (obyektif dan deskriptif-E)

1. “Kamu tidak berguna”
2. “Laporan ini tidak berguna”
3. ” Isi laporan Anda jelas dan ringkas, tetapi susunan dan penyajiannya terlalu rendah mutunya untuk kelompok pembaca yang ditargetkan”
4. Bagaimana pendapat Anda tentang laporan itu?”
5. “Apa tujuan dasar laporan Anda?”. ” Menurut Anda, sejauh mana draft ini mencapai hal itu?”. ” Hal lain apa yang Anda rasa perlu ditekankan?”. “Siapa yang Anda lihat sebagai pembaca yang dituju?”

Tips Memberikan Umpan Balik yang Efektif

• Fokus pada perilaku bukan pada orangnya.
• Hindari Menyampaikan sesuatu yang global, tetapi spesifik, realistis, menyertakan batas waktu.
• Gunakan bahasa ‘saya’ ketimbang ‘anda’. Kata ‘anda/kamu’ cenderung memancing ‘defensiveness‘.

Pertimbangkan sebelum memberi umpan balik:

• Inikah waktu yang tepat untuk memberi umpan balik?
• Inikah tempat yang tepat untuk memberi umpan balik?
• Inikah orang yang tepat untuk mendapatkan umpan balik ini?
• Apakah cara yang terbaik untuk mengkomunikasikan pesan saya?
• Apakah umpan balik saya benar-benar masuk di akal dan valid?
• Masalah apa yang mungkin muncul jika saya menyampaikan umpan balik ini?
• Apakah umpan balik ini bisa menghancurkan hubungan yang ada?

6 Tahap dalam Memberi Umpan Balik

1. Ceritakan pada karyawan apa yang telah diamati dan dicermati.
2. Jelaskan apa yang anda rasakan mengenai perilaku karyawan dan dampaknya.
3. Umpan balik yang ‘memohon’.
4. Tunjukkan dukungan dan mintalah pendapatnya mengenai jalan keluarnya.
5. Dapatkan komitmennya untuk meningkatkan diri.
6. Berikan ‘reafirmasi’ mengenai hal yang berkaitan dengan harga dirinya.

KATA KUNCI COACHING AND COUNSELING

B ersikaplah hormat terhadap karyawan

I nginkan untuk menjadi atasan yang baik baginya

J adilah teladan baginya

A rahkan karyawan untuk bertanggung jawab terhadap keputusannya sendiri

K embangkan bahasa tubuh dan situasi yang hangat-mendukung

Related posts:

1. Coaching and Counseling: Hambatan dan Gejala-gejala kebutuhan Hal yang biasanya menghambat dalam memberikan coaching & counseling, gejala...
2. Coaching and Counseling: Tips Keberhasilan dan Pantangan Coaching and Counseling: Tips Keberhasilan dan Pantangan Tulisan 3 dari...
3. Coaching dan Counseling Coaching & Counseling merupakan kegiatan yang sangat penting peranannya dalam...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Tips Coaching Yang Berhasil

• Perlakukan karyawan dengan hangat dan ramah
• Jelaskan maksud dan tujuan pertemuan ini
• Jelaskan kinerja yang membutuhkan penyempurnaan
• Dengar apa yang dikatakan karyawan dan pahami perasaannya
• Galilah pendapat karyawan tentang upaya penyempurnaan.
• Bertanyalah dengan pertanyaan terbuka untuk memacu karyawan untuk menganalisis masalah secara spesifik
• Tunjukkan perhargaan anda
• Berikan usulan seperlunya
• Sepakati hal yang telah disetujui bersama
• Buat jadual pertemuan berikutnya.

Pantangan Untuk Coaching Yang Sukses :

• Tidak bisa menjelaskan masalah yang terjadi
• Tidak tahu apa yang diharapkan sebagai bagian dari perubahan
• Tidak punya data yang memadai tentang kinerja saat ini
• Bias
• Tidak fleksibel
• Kehilangan kendali saat karyawan membela diri
• Kaku dan memaksa kehendak ketika ditanya contoh prestasi yang dituntut
• Tidak menggali alternatif dari karyawan
• Tidak mencatat masalah prestasi yang dihadapi
• Tidak mampu membuat karyawan bertanggung jawab
• Gagal meminta peningkatan prestasi.

Tips Counseling Yang Berhasil

• Perlakukan karyawan dengan hangat dan ramah
• Jelaskan maksud dan tujuan pertemuan
• Bertanyalah dengan pertanyaan terbuka tentang hal yang dirasakan dan dipikirkan karyawan
• Doronglah karyawan untk mengungkapkan alternatif pemecahan masalah
• Galilah pendapat karyawan tentang konsekuensi alternatif pemecahan masalah
• Hindari memberikan keputusan
• Perlihatkan empati dan kepercayaan anda
• Berikan dukungan mental
• Teruskan pada bag SDM atau ahli lain jika masalah tidak dapat diselesaikan
• Ikhtisar pertemuan dan kesepakatan.

Pantangan Untuk Counseling yang berhasil

• Sudah berprasangka
• Tidak berhasil memahami sudut pandang karyawan
• Memberikan instruksi kepada karyawan tentang hal yang harus dilakukan
• Bertindak sebagai ahli jiwa
• Menunjukkan sikap yang menyepelekan masalah karyawan.
• Tidak mendengarkan keluhan, tetapi langsung memberikan instruksi penyelesaian masalah
• Tidak fokus
• Tidak berupaya minta bantuan ahli atau bagian SDM pada kasus yang sebetulnya membutuhkan bantuan.

Yang terpenting dalam keberhasilan coaching dan counseling adalah:

Mengembangkan tanggung jawab pribadi karyawan yang bersangkutan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Untuk itu dibutuhkan penghargaan dan dukungan. Penghargaan dan dukungan dapat dirasakan oleh karyawan jika kita bisa mengekspresikan dengan kata-kata dan bahasa tubuh yang tepat.

Related posts:

1. Coaching and Counseling: Pengertian & Kebutuhan Tulisan 1 dari 4 tulisan Pengertian Coaching & Counseling, situasi...
2. Coaching and Counseling: Hambatan dan Gejala-gejala kebutuhan Hal yang biasanya menghambat dalam memberikan coaching & counseling, gejala...
3. Coaching dan Counseling Coaching & Counseling merupakan kegiatan yang sangat penting peranannya dalam...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Hal yang biasanya menghambat dalam memberikan coaching

• Merasa tidak punya waktu
• Tidak tahu cara menyampaikan umpan balik
• Tidak ingin membuat karyawan takut dan bingung
• Kegiatan coaching membuat saya canggung
• Saya tidak pernah di’coaching’ jadi saya juga tidak tahu caranya
• Saya punya banyak bawahan
• Saya tidak tahu sasaran dalam melakukan coaching
• Karyawan tidak suka diberi umpan balik
• Karyawan seharusnya menyelesaikan masalahnya sendiri
• Karyawan tidak minta bantuan dan nampaknya tidak butuh bantuan
• Kinerja karyawan ‘hampir’ selalu diterima

Hambatan mana yang anda miliki?

Hal-hal yang biasanya menghambat dalam memberikan counseling

• Merasa tidak punya waktu
• Merasa tidak bisa melakukannya
• Berpikir bahwa coaching adalah pekerjaan psikolog
• Khawatir terjadi konflik
• Merasa karyawan tidak suka nasehat
• Merasa tidak perlu khawatir
• Tiadak peduli
• Tidak nyaman dan takut menyampaikan hal yang dirasakan
• Takut salah memberikan saran dan takut disalahkan
• Merasa karir karyawan adalah urusan pribadinya
• Takut tidak bisa menghadapi keluhan, frustrasi dan ketidakpuasan karyawan

Hambatan mana yang anda miliki?

Gejala Menurunnya Prestasi

• Produktivitas berkurang
• Kualitas kerja menurun
• Tidak menepati jadual
• Ada penundaan tugas
• Menggantungkan diri pada orang lain & meninggalkan kerja tanpa izin
• Sering absen
• Tidak ada inisiatif
• Selalu mengeluh
• Memiliki hubungan kurang baik dengan pelanggan.
• Tidak mau bekerja sama
• Membesar-besarkan masalah sepele
• Cepat marah
• Selalu mengeluh
• Melempar kesalahan pada karyawan lain
• Kurang persiapan dalam rapat dan presentasi
• Tidak dapat memfokuskan diri pada tugas penting.

Penyebab Munculnya Masalah Kinerja

• Kurang trampil: tidak tahu cara melaksanakannya
• Kurang motivasi: tidak mau melakukannya
• Kurang sumber daya: tidak memiliki sumber daya yang diperlukan

Kurang Termotivasi

• Sering menjadi penyebab munculnya masalah dalam kinerja
• Perlu diselediki benar apakah turunnya kinerja benar-benar karena masalah kurangnya motivasi. Selidikilah dengan bertanya:

1. Apakah anda yakin karyawan menginginkan pekerjaan ini?
2. Apakah pekerjaan benar sesuai dengan ketrampilan, nilai dan keinginan karyawan.
3. Apakah anda percaya bahwa karyawan mampu mencapai yang lebih baik.
4. Apakah anda sudah cukup memberikan umpan balik efektif kepada karyawan?
5. Apakah memang ada penurunan prestasi?

Masalah Pribadi Yang Mempengaruhi Prestasi Kerja

• Depresi
• Kesedihan
• Perselisihan
• Ketergantungan

Related posts:

1. Coaching and Counseling: Pengertian & Kebutuhan Tulisan 1 dari 4 tulisan Pengertian Coaching & Counseling, situasi...
2. Coaching dan Counseling Coaching & Counseling merupakan kegiatan yang sangat penting peranannya dalam...
3. Memotivasi Karyawan CIRI-CIRI MENURUNNYA MOTIVASI KERJA KARYAWAN Mengurangi waktu kerja Bekerja lebih...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Coaching

Coaching adalah proses mengarahkan yang dilakukan oleh seorang manajer untuk melatih dan memberikan orientasi kepada karyawan tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi yang optimum

Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai membina

Counseling

Counseling adalah proses pemberian dukungan oleh manajer untuk membantu seorang karyawan mengatasi masalah pribadi di tempat kerja atau masalah yang muncul akibat perubahan organisasi yang berdampak pada prestasi kerja.

Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai membimbing

Situasi Kerja yang Membutuhkan Coaching

• Orientasi dan pelatihan bagi karyawan baru
• Adanya kebutuhan untuk mengajarkan ketrampilan dalam pekerjaan
• Komitmen karyawan yang kurang
• Konflik dengan rekan kerja
• Perbaikan prestasi kerja
• Perubahan dalam orientasi bisnis
• Konflik karyawan dengan pelanggan
• Evaluasi formal dan informal

Situasi kerja yang membutuhkan Counseling:

• Terjadi perubahan organisasi
• PHK
• Adanya penurunan gaji, status, atau jabatan.
• Karyawan merasa adanya hambatan karir
• Karyawan merasa kecewa dengan atasan
• Ada konflik dengan rekan kerja
• Karyawan stres, jenuh, atau terlalu banyak tanggung jawab
• Karyawan bimbang dengan kemampuannya
• Karyawan menghindar ketika mendapat tugas.
• Karyawan memiliki masalah pribadi, kadang berpengaruh pada prestasi
• Karyawan mengalami kegagalan
• Kemampuan karyawan yang luar biasa.

Why Coach and Counsel?

• Meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam kerja
• Meningkatkan pertumbuhan karyawan
• Meningkatkan kemampuan karyawan dalam menyelesaikan masalah
• Meningkatkan keyakinan bahwa tujuan dapat dicapai
• Memperkaya hasil belajar karyawan
• Meningkatkan komunikasi atasan-bawahan

Related posts:

1. Coaching dan Counseling Coaching & Counseling merupakan kegiatan yang sangat penting peranannya dalam...
2. Pengertian Training Pengertian di bawah ini diberikan berdasarkan pemahaman praktis tentang training....
3. Analisa Kebutuhan Training Analisa Kebutuhan Training (Training Need Analysis) Analisa kebutuhan training dapat...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Sikap manajer dalam berkomunikasi, termasuk sikap terhadap diri sendiri dan  sikap terhadap lawan bicara, sikap terhadap konten (materi pesan) dan penguasaan terhadap konten  yang akan disampaikan, serta level pengetahuan karyawan sebagai penerima pesan terhadap materi tersebut.  Manajer harus memiliki pengetahuan yang lebih baik dari karyawan atau memahami apa yang telah diketahui oleh karyawan agar dapat menentukan cara efektif penyampaian pesan dan sekaligus menentukan konten yang masih perlu disampaikan.

Pertimbangan terhadap semua ini akan dapat membantu manajer menyampaikan pesan yang dapat dimengerti dan dipahami oleh karyawan. Jika tidak, kegiatan komunikasi lebih mungkin menjadi gagal.  Banyak kegiatan komunikasi menjadi tidak menyenangkan hanya karena pihak-pihak yang berkomunikasi, dalam hal ini karyawan, tidak mengerti apa yang dimaksud oleh manajer. Akibatnya pihak karyawan sebagai penerima pesan tidak atau kurang punya motivasi.

Motivasi diibaratkan sebagai jantungnya manajemen karyawan. Motivasi merupakan dorongan yang membuat karyawan melakukan sesuatu dengan cara dan untuk mencapai tujuan tertentu. Tidak ada keberhasilan mengerjakan sesuatu, seperti mengelola karyawan, tanpa adanya motivasi baik dari manajer maupun dari karyawan.  Manajer membutuhkan ketrampilan untuk memahami dan menciptakan kondisi dimana semua anggota tim kerja dapat termotivasi. Ini tantangan besar karena tiap karyawan memiliki perbedaan karakteristik dan respon pada kondisi yang berbeda. Sementara, kondisi itu sendiri termasuk jenis masalah selalu berubah-ubah sepanjang waktu. Semua itu sebagai prasyarat mencapai motivasi karyawan yang efektif yang didukung lingkungan manajemen, suasana komunikasi, dan kepemimpinan yang nyaman. Sebaliknya karyawan yang tidak memiliki motivasi dicirikan antara lain oleh sering stres, sakit fisik, malas bekerja, kualitas kerja rendah, komunikasi personal yang kurang, dan masa bodoh dengan tugas pekerjaannya.

Apa motif seorang karyawan mau bekerja? Ya,  harus dipahami bahwa semua karena memiliki keinginan dan kepentingan. Manajer sendiri siap  bekerja karena memiliki beberapa keinginan:  untuk mengabdi sesuai dengan ajaran agama yaitu ibadah dan mendapat pahala, keinginan untuk hidup sejahtera, keinginan untuk mencapai posisi tertentu, keinginan akan kekuasaan, dan keinginan untuk pengakuan status sosial. Sementara karyawan disamping berkeinginan untuk mengaktualisasi diri tentunya juga  untuk meningkatkan kesejahteraan dirinya dan keluarganya. Seorang karyawan yang termotivasi biasanya bersifat energetik dan semangat dalam mengerjakan sesuatu secara konsisten dan aktif mencari peran dengan tanggung jawab yang lebih besar. Beberapa karyawan boleh jadi tidak merasa takut kalau dihadapkan pada tantangan bahkan justru termotivasi untuk mengatasinya. Seorang atau beberapa karyawan dalam tim yang motivasinya tinggi dapat membangkitkan semangat rekan-rekan lainnya dan membawanya ke arah prestasi yang semakin tinggi. Dan biasanya mereka yang memiliki motivasi sekaligus juga  memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dan luwes dalam pergaulan.

Sebaliknya para karyawan yang motivasinya kurang akan sering menampilkan rasa tidak senang akan tugas-tugas dan tujuannya serta cenderung masa bodoh. Akibatnya, kinerja mereka menjadi buruk dan sering melepaskan tanggung jawabnya. Mereka umumnya  datang terlambat atau tidak masuk kerja. Kecerdasan komunikasinya relatif sangat rendah dan cenderung suka memprovokasi rekan-rekan kerjanya. Mereka kerap mengeluh dan  membesar-besarkan masalah yang sebenarnya kecil. Sebagai konsekuensinya karyawan tersebut akan sulit mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi. Kemorosotan motivasi bagai suatu infeksi yang sulit disembuhkan. Nah disinilah pihak manajer harus memiliki daya tanggap dan kepekaan tinggi terhadap karyawan seperti itu. Ajaklah mereka mengobrol dari hati ke hati. Perdalam apa saja faktor yang menyebabkan motivasi kerjanya rendah. Semakin baiknya proses komunikasi yang dibangun manajer maka semakin terbuka alasan-alasan sang karyawan bermotivasi rendah. Dari situlah lalu manajer bisa melakukan pendekatan-pendekatan personal dan manajerial lewat komunikasi yang nyaman.

Artikel ini dan tulisan lain tentang tentang Pengembangan SDM dapat juga dilihat di:    MOTIVASI DAN KOMUNIKASI

Kontributor:
Prof. Dr. Ir. H. Sjafri Mangkuprawira seorang blogger yang produktif, beliau adalah Guru Besar di Institut Pertanian Bogor yang mengasuh berbagai mata kuliah di tingkat S1 sampai S3 untuk mata kuliah, di antaranya: MSDM Strategik, Ekonomi Sumberdaya Manusia, Teori Organisasi Lanjutan, Perencanaan SDM, Manajemen Kinerja, Manajemen Pelatihan, Manajemen Program Komunikasi. MSDM Internasional, Manajemen Pemberdayaan Masyarakat dan Lingkungan,

Beliau adalah salah seorang pemrakarsa berdirinya Program Doctor bidang Bisnis dan dan saat ini masih aktif berbagi ilmu di Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor (MB-IPB).
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang diri dan pemikiran-pemikiran beliau, silakan kunjungi Blog beliau di Rona Wajah

Related posts:

1. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI 2  dari 11 tulisan Sebagai manajer...
2. KETRAMPILAN KOMUNIKASI ANTARPERSONAL Apakah kita termasuk orang yang kalau berkomunikasi dengan orang lain...
3. How to Motivate Employee Salah satu isu yang kerap menjadi persoalan bagi para manajer...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Secara aktif mengelola orang-orang kunci, tugas, sumberdaya dan proses komunikasi untuk menerapkan keputusan dengan sukses.

Related posts:

1. Bagaimana Mendelegasikan? Ringkasan: Memberikan tanggungjawab kepada orang lain secara tepat Analisa tugas...
2. Bagaimana Memotivasi Orang Lain? Ringkasan: Ingatlah bahwa yang apa memotivasi Anda mungkin dapat membuat...
3. Bagaimana Mengatasi Konflik dalam Pengambilan Keputusan? Ringkasan Salah memahami tentang tanggungjawab adalah penyebab utama dari konflik.Hal...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Hasil dari tanggungjawab yang lebih jelas adalah:

1. Meningkatnya produktifitas
2. Eliminasi usaha mengulang
3. Meningkatnya kerjasama dan teamwork
4. Meningkatkan perencanaan & komunikasi
5. Meningkatnya motivasi

TARI

Tanggung jawab	Individu yang melakukan aktifitas. Sejauh mana tanggungjawab didelegasikan ditentukan oleh orang yang memiliki akuntabilitas. Tanggungjawab dapat dibagi pada sejumlah orang. Delegasikan tanggungjawab kepada level paling bawah yang memungkinkan
Akuntabilitas	Individu yang secara penuh memiliki akuntabilitas dan memiliki kekuatan untuk memveto. Hanya satu orang yang memiliki akuntabilitas dalam setiap aktifitas atau keputusan. Delegasikan akuntabilitas kepada level paling bawah yang memungkinkan
Runding	Individu yang diajak berunding sebelum keputusan akhir. Komunikasi 2 arah; meteka dapat mempengaruhi Selain karena sejajar, Anda harus berunding dengan sebanyak mungkin orang untuk memaksimalkan kualitas pengambilan keputusan, dan jumlah komitmen yang didapat untuk keputusan akhir
Informasikan	Individu yang perlu diinformasikan setelah pengambilan keputusan Komunikasi satu arah. Mereka tidak dapat mempengaruhi Identifikasi jumlah minimum dan maksimum dari orang yang harus Anda ionformasikan

Bagaimana menggunakan TARI

1. Gambar sebuah tabel. Tulis daftar keputusan yang diambil selama aktifitas yang relevan pada sisi kiri, dan huruf TARI pada bagian atas. Sertakan kolom kelima untuk jangka waktu.
2. Tuliskan orang yang bertanggungjawab penuh atas setiap keputusam dan tambahkan nama oaring terkait di bawah T, R dan I.
3. Pastikan bahwa setiap orang memahami bagiannya dalam proses
4. Review, monitor, dan pastikan tuntasnya.

Related posts:

1. Bagaimana Mendelegasikan? Ringkasan: Memberikan tanggungjawab kepada orang lain secara tepat Analisa tugas...
2. Bagaimana Memotivasi Orang Lain? Ringkasan: Ingatlah bahwa yang apa memotivasi Anda mungkin dapat membuat...
3. Bagaimana Menentukan Prioritas? Ringkasan: Beradaptasi secara cepat terhadap prioritas yang berubah Deskripsikan konteksnya...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Topi yang berbeda menyediakan peran berpikir yang berbeda pula. Orang dapat berbangga dengan menggunakan ‘Topi Berpikir’ yang berbeda. Tanpa formalitas dari suatu topi, beberapa pemikir akan terjebak dalam satu cara berpikir secara permanen.

• PUTIH: Netral; fakta murni, jumlah dan informasi
• BIRU: Transparan seperti air, jernih, tenang dan terkontrol; konduktor orkestra; manager proses; berpikir tentang berpikir
• MERAH : emosi dan perasaan, naluri dan intuisi
• HITAM: Pengacara; penilaian negatif, mengapa hal tersebut tidak akan berjalan
• KUNING : Sinar matahari; cerah dan optimis, positif, konstruktif, kesempatan.
• IJAU : Subur; menumbuhkan bibit dari benih baru; kreatifitas yang melimpah

PROSES

• Pemikiran TOPI BIRU menetapkan focus pertemuan, mengidentifikasi sasaran, menetapkan proses yang akan digunakan.
• Pemikiran Topi PUTIH menyediakan fakta yang obyektif dan netral.
• Pemikiran Topi HIJAU digunakan untuk pemikiran kreatif,. Mencari ide baru atau alternative baru. Melampaui yang terlihat – berpikir lateral, menumbuhkan konsep dan persepsi baru.
• Pemikiran Topi KUNING berpusat pada penilaian positif. Mencari alas an mengapa sesuatu dapat berjalan.
• Pemikiran Topi HITAM berpusat pada penilaian negative. Tidak meliputi perasaan negatif, karena hal itu merupakan bagian dari pemikiran topi merah.
• PEMIKIRAN TOPI MERAH memungkinakan pemikir untuk mengekspresikan perasaannya, seperti takut, tidak suka, dan lebih mendasar lagi seperti kecurigaan, dugaan dan intuisi.

Related posts:

1. Bagaimana Menentukan Prioritas? Ringkasan: Beradaptasi secara cepat terhadap prioritas yang berubah Deskripsikan konteksnya...
2. Bagaimana Memotivasi Orang Lain? Ringkasan: Ingatlah bahwa yang apa memotivasi Anda mungkin dapat membuat...
3. Bagaimana Mendelegasikan? Ringkasan: Memberikan tanggungjawab kepada orang lain secara tepat Analisa tugas...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Introduction

• Memahami kembali cara-cara pembahasan masalah
• Mempertajam Kualitas Proses Berpikir Sistematis

Hakekat hidup adalah pengambilan keputusan. Apa yang kita lakukan setiap saat adalah sebuah keputusan. Setiap manajer bertanggungjawab atas pencapaian hasil kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Ada 4 pertanyaan pokok ketika seorang manajer menghadapi permasalahan :

• Apa yang sedang terjadi?
• Mengapa hal tersebut terjadi?
• Apa yang harus dilakukan?
• Adakah hambatan dalam pelaksanaan tindakan?

Dua hal kunci dalam Problem Solving & Decision Making (Prosdem)

MEMPERBAIKI KUALITAS
MASUKAN

Informasi Yang Benar

• Sumbernya benar dan dapat dipercaya
• informasinya

Waktu

• Informasi terkini
• Waktunya benar

Relevant

• Berdasarkan fakta
• berkaitan dengan masalah yang dihadapi

MEMPERBAIKI KUALITAS PROSES

Analisis Persoalan Potensial (APP)

• Rencana Kegiatan
  • Langkah-langkah
  • Waktu
• Antisipasi Persoalan
• Menetapkan prioritas
  • Kemungkinan
  • Kegawatan
• Antisipasi Sebab Yang Mungkin
  • Kemungkinan
• Memilih Tindakan
  • Preventif : Menghilangkan sebab
  • Protektif : Meminimumkan akibat
• Melengkapi Informasi
  • Laporan
  • Pemicu Tindakan
  • Protektif

Analisis Keputusan (AK)

• Rumusan Persoalan
  • Tujuan : Tingkat
• Menetapkan kriteria
  • Hasil : Sumberdaya
• Mengelompokan
  sasaran
  • Mutlak : membatasi
  • Keinginan : bobot
• Mengembangkan alternatif
  • Jumlah :Urutan
• Membandingkan &
  Memilih
  • Mutlak : Ya / tidak
  • Keinginan : Relatif
  • Akibat yang merugikan

Analisis Persoalan (AP)

• Rumusan Deviasi persoalan
  • Aktual Vs Standard
• Merinci fakta -
  Bukan Fakta (Apa, dimana,kapan, luas)
• Mengembangkan sebab-sebab yang
  mungkin
  • Perbedaan & Perubahan
• Menguji untuk menemukan sebab yang paling mungkin
  • Menjelaskan Fakta dan bukan fakta
• Verifikasi
  • Logis
  • Realitas

Analisis
Situasi (AS)

• Mengenali
  situasi
• Memisahkan Prioritas
• Melokasi AP, AK
  atau APP

Related posts:

1. TEAM BUILDING TRAINING – Handout Pengenalan Diri dan Sesama DIRI atau KEPRIBADIAN adalah sifat-sifat yang ada pada diri seseorang,...
2. Bagaimana Mendelegasikan? Ringkasan: Memberikan tanggungjawab kepada orang lain secara tepat Analisa tugas...
3. 10 Kesalahan Utama Dalam Presentasi 10 Kesalahan Utama Dalam Presentasi Tidak tepat waktu Materi tidak...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Analisa tugas

Untuk setiap tugas:

• aruskah didelegasikan atau lebih baik Anda lakukan sendiri?
• Seberapa kompleks tugas tersebut?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya?

Pilih Orangnya

Untuk setiap anggota tim:

• Ukur ketrampilan, minat, dan kebutuhan pengembangan
• Alokasikan tugas yang akan menantang dan memotivasi
• Identifikasi orang yang ingin Anda delegasikan dan pertimbangkan kompetensi dan kepercayaan dirinya:
  • Untuk kompetensi yang rendah, rencanakan training/coaching
  • Untuk kepercayaan diri yang rendah, dukung ia secara teratur

Jelaskan pada orang yang bersangkutan

• Definisikan sasaran yang SMART untuk tugas
• Pastikan waktu yang diberikan sesuai dengan beban kerja orang tersebut.

Pantau prosesnya

Setujui tingkat tanggungjawab untuk pengambilan keputusan yang Anda berikan

• TOTAL – PERGI DAN LAKSANAKAN SEPENUHNYA
• INFORMASI – PERGI DAN BERITAHU
• KONSULTASI – TANYAKAN DAN PERGI (periksa keputusan utama)
• PERIKSA – TIDAK /PERGI (Bicarakan setiap ide)

Dukung Orangnya

• Tawarkan coaching yang terus menerus
• Catat kemajuan mereka secara informal

Review Hasilnya

Review hasilnya:

• Untuk tugas – sudahkan mencapai 100%? Apakah dibutuhkan revisi?
• Untuk orang – Ketrampilan apa yang telah dikembangkan oleh mereka?
• Reviewlah secara positif – berharap untuk mendapat kabar baik

Related posts:

1. Bagaimana Memotivasi Orang Lain? Ringkasan: Ingatlah bahwa yang apa memotivasi Anda mungkin dapat membuat...
2. Bagaimana Menentukan Prioritas? Ringkasan: Beradaptasi secara cepat terhadap prioritas yang berubah Deskripsikan konteksnya...
3. Memilih Gaya Manajemen Apakah anda sekarang sedang mencari-cari gaya manajemen yang dapat anda...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.