Bagian 3  dari 3 Tulisan

Hanya karena para HR professional memiliki peran dalam kesuksesan Six Sigma, hal ini tidak otomatis berarti bahwa mereka lalu akan diminta berpartisipasi.  Kecuali jika anda bekerja di sebuah perusahaan yang menganggap HRD adalah partner dalam semua inisiatif bisnis. Karena itu, anda mungkin harus berusaha untuk dilibatkan didalam Six Sigma.

HRD dapat dengan pesat memperbesar kesempatan untuk dilibatkan di Six Sigma dengan:

• Menunjukkan bahwa HR professional memiliki skill dan pengetahuan yang tepat
• Melakukan marketing untuk potensi kontribusinya di awal inisiatif

Mendapatkan Skil dan ilmu yang tepat

Sebagai tambahan untuk hal yang berhubungan dengan HR/organizational development, HR professional harus merasa familiar dengan konsep Six Sigma itu sendiri. Tanpa pengetahuan dasar tentang metode DMAIC, alat penunjang, peran, jargon, dan bahkan tentang metode-metode statistik sederhana, HR tidak akan dianggap memiliki kredibilitas untuk menjadi seorang kontributor potensial.

Sekarang adalah waktu yang tepat untuk menggali ilmu tersebut. Bahkan jika perusahaan anda tidak sedang menjalankan atau bahkan tidak sedang mempertimbangkan tentang Six Sigma. Ada dua alasan mengapa seorang HR Professional perlu meluangkan waktu sekarang untuk mengenal konsep Six Sigma. Pertama, jika pada suatu hari perusahaan anda memutuskan untuk mengimplementasikan Six Sigma, tidak akan ada waktu untuk menyusul ketertinggalan. HRD harus terlibat dari awal. Selain itu, ada banyak aplikasi Six Sigma untuk bidang HRD sendiri, contohnya: proses payroll, benefits administration, selection, recruitment.  HRD harus berfikir untuk menjadi contoh bagi perusahaan dengan mengadopsi teknik-teknik Six Sigma untuk meningkatkan kinerjanya.

Melakukan Marketing untuk Kontribusi Potensial HRD

Tantangan marketing ini ada dua. Pertama para eksekutif senior mungkin tidak percaya bahwa masalah SDM (people issue) sama pentingnya dengan komponen teknis, dalam kesuksesan Six Sigma. Dalam kasus ini, HR perlu menjual pentingnya sisi SDM. Kedua, para eksekutif harus menganggap HRD mampu memberikan kontribusi yang signifikan dari sudut pandang kepentingan SDM Six Sigma. Di samping dengan meyakinkan bahwa HRD memiliki skill dan ilmu seperti yang dipaparkan diatas, HRD juga dapat menjawab tantangan tersebut dengan:

• Mengumpulkan data penunjang yang perlu diperhatikan untuk kepentingan SDM dari Six Sigma. Sumber-sumber potensial tersebut diantaranya dapat berupa buku, studi kasus dan konferensi tentang Six Sigma atau para eksekutif dari perusahaan yang sudah lebih dulu menerapkan Six Sigma
• Menarik pelajaran dari inisiatif perusahaan yang sebelumnya di mana isu SDM dan/atau aksi HRD terbukti memainkan peran penting dalam sebuah kesuksesan atau kegagalan.
• Mengadakan pertemuan dengan para eksekutif untuk membahas goal-goal Six Sigma kemudian mengidentifikasi wilayah di mana HRD dapat memberikan bantuan yang spesifik dan terukur
• Berbicara dengan Six Sigma Leaders and Champions dalam bahasa Six Sigma, bukan dalam bahasa HR. Para eksekutif ini biasanya tertarik untuk meningkatkan efisiensi  (mis; biaya internal) dan efektifitas (mis: apa yang dianggap sebagai ”defektan” oleh customer). HR perlu memahami cara berpikir para eksekutif tersebut dan menyesuaikannya dengan servis HRD
• Mulai memberi contoh dan mengaplikasikan Six Sigma didalam fungsi HR

HRD memiliki peranan substansial untuk kesuksesan inisiatif Six Sigma. Tapi kesempatan untuk memberikan kontribusi hanya akan didapat jika para professionalnya memiliki skill dan ilmu yang tepat dan mampu menunjukkan kepada para eksekutif keuntungan apa yang dapat mereka berikan. Raihlah kemampuan tersebut sekarang dan pastikan para pimpinan senior menyadari bahwa HRD dapat menunjang keberhasilan inisiatif Six Sigma. Niscaya mereka akan menyadari bahwa Six Sigma tidak akan berhasil tanpa anda!

About The Authors

Vice president Mary Federico dan Senior Vice President Tom Thomson dari Aon Management Consulting/Rath & Strong dapat dihubungi di rathstrong_info@aoncons.com untuk komentar atau diskusi mengenai artikel ini. Untuk keterangan lebih lanjut kunjungi http://www.rathstrong.com.

Kontributor Penterjemah:

Mega V. White. Mega menamatkan pendidikan sebagai sarjana Humaniora (B.A) Program Sastra Inggris dari Universitas Padjadjaran Bandung. Untuk melengkapi keahlian berbahasa Asing, dia telah melengkapi gelar kesarjaanaannya dengan mengikuti pendidikan intensive bahasa Madarin di Beijing Language and Culture University, China.

Dalam posisinya sebagai Program and Communication Coodinator di International Chamber of Commerce – Indonesia National Committee (Kamar Dagang dan Industri Internasional) saat ini, ia masih menyempatkan diri untuk menulis, menterjemahkan berbagai literature bahasa asing.

Selain aktivtas-aktivitas tersebut kecintaannya pada bidang-bidang pengembangan SDM pernah dilaluinya dengan menjadi instruktur lepas untuk training-training “Building leadership and teamwork skills through outbound programs” di OBI Outward Bound Indonesia Jakarta dan PT. Boogieadvindo Bandung.

Related posts:

1. Peran Profesional HR dalam Six Sigma – Wilayah Kontribusi & Tanggung Jawab Seiring dengan inisiatif Six sigma pada organisasi utama, masih banyak...
2. Peran HR Professional dalam Six Sigma – Definisi & Peran-Peran Dalam Six Sigma Agar dapat memahami peranan penting HR dalam Six Sigma, penting...
3. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI 2  dari 11 tulisan Sebagai manajer...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Bagian 2  dari 3 Tulisan

Seiring dengan inisiatif Six sigma pada organisasi utama, masih banyak faktor yang menentukan kesuksesan anda. Beberapa diantaranya akan berada di wilayah tanggung jawab HRD, seperti yang akan dibahas berikut ini.

Seleksi dan Retensi untuk Black Belt

Memilih orang yang tepat untuk peran Black Belt sangat penting artinya bagi keberhasilan sebuah inisiatif Six Sigma. Investasi training adalah hal yang substansial untuk peran inti ini. Black Belt adalah “wajah” dari Six Sigma. Para Black Belt membantu membentuk image perusahaan atau organisasi, dan akibatnya, kemauan orang untuk mendukung inisiatif tersebut. Inilah sebabnya mengapa seorang Black Belt harus dipilih dengan sangat hati-hati. (Beberapa perusahaan hanya memilih Black Belt dari orang-orang yang sudah dikenal sebagai orang-orang “berpotensi tinggi.”)

Para professional HR lah yang membantu Six Sigma leaders untuk memilih orang-orang yang akan memegang peranan sebagai Black Belt dan memastikan bahwa mereka tetap berada di posisi tersebut untuk rotasi dua-tahunan. Kontribusi yang dapat diberikan HRD untuk area ini mencakup:

• Membangun model kompetensi yang akan membantu mengenali kandidat mana yang memiliki perpaduan yang tepat untuk leadership skill, team skill, dan technical skill.
• Membuat job-description yang membantu para kandidat memahami posisi dan ekspektasi yang diberikan padanya sebelum mulai direkrut.
• Mengembangkan strategi retensi untuk memastikan agar para Black Belt menuntaskan rotasi tersebut dengan baik dan perusahaan mendapatkan keuntungan dalam investasi training dan development

Penghargaan dan Kenang-kenangan (Reward dan Recognition)

Pemberian penghargaan berupa reward dan recognition untuk Black Belt dan tim Six Sigma tidak semudah kelihatannya. Para black Belt memiliki latar belakang yang berbeda dalam perusahaan, dan level perkerjaan dan rancangan kompensasi mereka pun berbeda-beda.

Kerumitan semacam ini biasa terjadi di level project team. Proyek-proyek Six Sigma yang dipimpin oleh para Black belt biasanya akan menghasilkan penghematan finansial hingga beberapa ratus ribu dolar. Untuk menentukan hal-hal seperti siapa orang yang tepat untuk suatu posisi dan bagaimana cara memberikan reward/recognition kepada tim tersebut bukanlah pekerjaan mudah. Mengabaikan masalah ini dapat membuat orang cenderung tidak menyukai dan mengabaikan konsep Six Sigma dan akan berdampak pada kegagalan inisiatif Six Sigma secara keseluruhan.

Para professional HR dapat membantu Six Sigma Leaders untuk memberikan penghargaan berupa reward/recognition dengan tepat. Hal-hal yang dapat dikontribusikan oleh seorang professional HR mencakup:

• Menganalisis rancangan kompensasi yang ada untuk menidentifikasi sampai dimana rancangan tersebut dapat mendukung inisiatif Six Sigma
• Merancang rencana kompensasi strategis yang akan mendukung Six Sigma dengan lebih efektif
• Mengembangkan program penghargaan non keuangan (non-monetary reward) untuk tim Six Sigma

Efektifitas Project Team

Six Sigma kebanyakan dikerjakan dalam level tim, dipimpin oleh seorang Black Belt yang memimpin sebuah tim kecil dengan langkah-langkah dari metode DMAIC. Jika tim tersebut tidak berfungsi dengan baik atau tidak dapat berinteraksi secara efektif dengan pihak lain yang memiliki peran penting dalam mendukung dan menjalankan perubahan dalam perusahaan, proyek tersebut kemungkinan besar tidak akan berhasil. Berdasarkan tipikal potential payback dari suatu proyek, sebuah kegalalan bisa menjadi pengeluaran yang sangat mahal.

Para professional HR dapat membantu tim agar dapat bekerjasama dengan lebih efektif, diantaranya dengan:

• Meyakinkan para team leader dan team member untuk melaksanakan training dan/atau coaching tentang teamwork, conflict management, komunikasi, menghadapi team member yang sulit, dan efektifitas skill teamwork lainnya
• Melengkapi tim dengan alat-alat yang dapat membantu mereka mendiagnosa performa mereka sendiri dan mengidentifikasi dimana dan kapan mereka membutuhkan bantuan
• Berperan sebagai sebuah sumber daya bagi Black Belt yang dapat membantu menjawab tantangan-tantangan yang tidak dapat teratasi yang berhubungan dengan kerja tim.

Menciptakan Budaya Six Sigma

Banyak Six Sigma Sponsor, Champion dan Leader melihat konsep Six Sigma sebagai sebuah cara merubah budaya perusahaan menjadi budaya yang lebih berbasis data atau data-driven, lebih proaktif, dan berorientasi pada pelanggan (customer-oriented). Tapi jarang yang mengetahui bagaimana cara menciptakan perubahan budaya yang sukses.

Para professional HR dapat membantu pihak eksekutif melakukan pendekatan perubahan budaya (culture change) dengan lebih terfokus kepada tujuan bisnis (business goals) tanpa menimbulkan resistensi. Misalnya dengan cara:

• Bekerja dengan para Six Sigma Sponsors, Leaders, and Champions untuk mengidentifikasi elemen-elemen budaya yang dapat menghambat tercapainya goal Six Sigma
• Memberi masukan untuk rencana perubahan yang menargetkan elemen-elemen budaya yang spesifik tersebut.
• Mengidentifikasi cara yang dapat digunakan untuk menciptakan konsep Six Sigma yang sejalan, dan bukan bertentangan, dengan budaya yang ada.

Komunikasi dan Managemen Perubahan

Memperkenalkan Six Sigma kepada sebuah perusahaan atau organisasi berarti membuat sebuah perubahan besar dan akan menimbulkan efek yang signifikan untuk kelompok pemegang saham. Para manager dan staff dalam level yang berbeda-beda akan diminta untuk merubah kebiasaannya. Banyak pihak yang akan merasa bingung bagaimana konsep Six Sigma ini dapat sejalan dengan sejumlah besar inisiatif lain yang saat itu sedang berlangsung.

HR professional dapat membantu mengurangi ketidakpastian dan kepanikan disekitar Six Sigma dan meningkatkan level penerimaan dan kooperasi dalam perusahaan, diantaranya dengan cara:

• Menyusun draft sebuah perencanaan change management/ communications yang mengacu kepada sisi SDM dari Six Sigma.
• Membantu menyusun sebuah “case for change” yang mendeskripsikan:
  • Alasan dan keuntungan dari Six Sigma
  • Cara perusahaan membantu staffnya menjalankan cara kerja baru
  • Bagaimana Six Sigma dapat berjalan beriringan dengan inisiatif lain yang sedang berlangsung
• Mengadakan konseling untuk Six Sigma Leaders and Champions yang membahas bagaimana sikap mereka dapat membantu atau menghambat penerimaan konsep Six Sigma dalam perusahaan.

About The Authors

Vice president Mary Federico dan Senior Vice President Tom Thomson dari Aon Management Consulting/Rath & Strong dapat dihubungi di rathstrong_info@aoncons.com untuk komentar atau diskusi mengenai artikel ini. Untuk keterangan lebih lanjut kunjungi http://www.rathstrong.com.

Kontributor Penterjemah:

Mega V. White. Mega menamatkan pendidikan sebagai sarjana Humaniora (B.A) Program Sastra Inggris dari Universitas Padjadjaran Bandung. Untuk melengkapi keahlian berbahasa Asing, dia telah melengkapi gelar kesarjaanaannya dengan mengikuti pendidikan intensive bahasa Madarin di Beijing Language and Culture University, China.

Dalam posisinya sebagai Program and Communication Coodinator di International Chamber of Commerce – Indonesia National Committee (Kamar Dagang dan Industri Internasional) saat ini, ia masih menyempatkan diri untuk menulis, menterjemahkan berbagai literature bahasa asing.

Selain aktivtas-aktivitas tersebut kecintaannya pada bidang-bidang pengembangan SDM pernah dilaluinya dengan menjadi instruktur lepas untuk training-training “Building leadership and teamwork skills through outbound programs” di OBI Outward Bound Indonesia Jakarta dan PT. Boogieadvindo Bandung.

Related posts:

1. Peran HR Professional dalam Six Sigma – Definisi & Peran-Peran Dalam Six Sigma Agar dapat memahami peranan penting HR dalam Six Sigma, penting...
2. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI 2  dari 11 tulisan Sebagai manajer...
3. TEAMWORK: OBSERVASI PADA KERJA KELOMPOK Selama mengerjakan setiap tugas, semua anggota harus mencoba memperhatikan setiap...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Bagian 1  dari 3 Tulisan

Mungkin anda pernah mendengar tentang Six Sigma, mungkin pada saat berhubungan dengan General Electric, perusahaan yang mempopulerkan istilah tersebut pada tahun 1990-an. bahkan anda juga mungkin sudah mengetahui bahwa Six Sigma mempergunakan teknik-teknik statistik untuk meningkatkan proses-proses yang terjadi dalam industry manufakturing maupun jasa. Tapi tahukah anda bahwa Bagian SDM / Human Resources Department (HRD) memiliki peranan penting dalam pendekatan pengembangan proses canggih ini? Atau bahwa inisiatif Six Sigma ini sebenarnya tidak akan berhasil tanpa campur tangan orang HRD?

Para HR professional dengan skil tertentu dapat memberikan kontribusi untuk inisiatif Six Sigma dalam level taktis dan strategis. Artikel ini akan menunjukkan area-area tertentu dimana HRD dapat memainkan peran dalam Six Sigma dan juga membahas bagaimana caranya agar para HR professional meningkatkan kesempatan untuk terlibat dalam pembuatan keputusan dan implementasi Six Sigma.

Agar dapat memahami  peranan penting HR dalam Six Sigma, penting rasanya untuk memulai diskusi ini dengan memahami terlebih dahulu apakah yang disebut Six Sigma itu, peran apa saja yang ada dalam implementasi Six Sigma, dan semua faktor penting yang dibutuhkan dari sebuah implementasi yang sukses.

Definisi Six Sigma

Istilah “Six Sigma” secara luas digunakan untuk mengacu pada konsep-konsep berikut:

• Sebuah metode terstruktur untuk mengembangkan proses-proses bisnis. Metode ini, yang dinamakan DMAIC (define, measure, analyze, improve, and control), didukung oleh sekumpulan alat statistik sebagai penunjang

• Sebuah ukuran statistik untuk mengukur sebaik apa sebuah proses bisnis berjalan. Sebuah proses dalam “Six Sigma” hanya memproduksi 3,4 (produk) cacat (defektan) dalam satu juta product yang diproduksi. Beberapa proses dalam level sigma yang lebih rendah (seperti dalam konsep One sigma dan Four sigma) terbukti menghasilkan lebih banyak jumlah defektan dalam setiap satu juta kesempatan. Bisa saja suatu proses dijalankan dalam level sigma yang lebih tinggi (yang akan menghasilkan defektan yang lebih sedikit), tetapi Six Sigma sudah banyak dikenal sebagai standar untuk suatu performa yang baik.

• Sebuah pola pikir yang terorganisir di mana orang membuat keputusan berdasarkan data yang ada, pencarian akar permasalahan, mendefinisikan suatu defektan lebih berdasarkan kepentingan pelanggan daripada kepentingan internal, adanya kontrol variasi, track leading indicator untuk mencegah terjadinya sebuah masalah, dll.

Peran-peran dalam Six Sigma

Six Sigma menggunakan istilah-istilah dari dunia bela diri untuk menamakan berbagai peran professional dalam konsep Six Sigma. Tabel di bawah ini adalah gambaran umum bagaimana peranan-peranan tersebut didefinisikan.

Para Leaders dan Champion biasanya akan diberikan training tingkat tinggi mengenai aspek-aspek teknis dalam Six Sigma dan juga training spesifik tentang cara memimpin sebuah inisiatif. Pada level “Belt”, tiap kandidat akan mendapatkan sebuah proyek (training project) yang harus dikerjakan selama masa training formal. Para kandidat akan menghadiri kelas training selama seminggu, mengerjakan proyek selama tiga minggu, lalu kembali ke kelas selama seminggu, dan seterusnya hingga mereka meraih semua skill untuk menjalankan peran mereka.

About The Authors

Vice president Mary Federico dan Senior Vice President Tom Thomson dari Aon Management Consulting/Rath & Strong dapat dihubungi di rathstrong_info@aoncons.com untuk komentar atau diskusi mengenai artikel ini. Untuk keterangan lebih lanjut kunjungi http://www.rathstrong.com.

Kontributor Penterjemah:

Mega V. White. Mega menamatkan pendidikan sebagai sarjana Humaniora (B.A) Program Sastra Inggris dari Universitas Padjadjaran Bandung. Untuk melengkapi keahlian berbahasa Asing, dia telah melengkapi gelar kesarjaanaannya dengan mengikuti pendidikan intensive bahasa Madarin di Beijing Language and Culture University, China.

Dalam posisinya sebagai Program and Communication Coodinator di International Chamber of Commerce – Indonesia National Committee (Kamar Dagang dan Industri Internasional) saat ini, ia masih menyempatkan diri untuk menulis, menterjemahkan berbagai literature bahasa asing.

Selain aktivtas-aktivitas tersebut kecintaannya pada bidang-bidang pengembangan SDM pernah dilaluinya dengan menjadi instruktur lepas untuk training-training “Building leadership and teamwork skills through outbound programs” di OBI Outward Bound Indonesia Jakarta dan PT. Boogieadvindo Bandung.

Related posts:

1. PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI 2  dari 11 tulisan Sebagai manajer...
2. APLIKASI SIX SIGMA – PROGRAM EFISIENSI FUNGSI HRD TREN BARU APLIKASI SIX SIGMA – PROGRAM EFISIENSI FUNGSI HRD...
3. Etika dalam Kepemimpinan 1–Apakah “Etika” itu? Pada pengertian yang paling dasar, etika adalah...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.